WinFlow360 Vorführung vereinbarenVorführung

Software für Fensterbauer, Bauelemente-Händler und Montagebetriebe

Software, die mit Ihrem Betrieb entsteht.

Für Fensterbauer, Bauelemente-Fachhändler, Montagebetriebe für Fenster und Türen, Rollladen- und Sonnenschutztechniker und Glaser: für alle, die Fenster, Haustüren und Rollläden verkaufen, montieren und reparieren. WinFlow360 wird im engen Austausch mit Ihnen eingerichtet und weiterentwickelt, angebunden an die Werkzeuge, die Sie schon nutzen.

Vorführung vereinbaren Referenz: Fensterbau Velle
Entwickelt mit und im täglichen Einsatz bei Fensterbau Velle, Köln
Nico Contopidis von Conto IT und André Velle von Fensterbau Velle mit dem Tablet auf einer Baustelle mit neuen Fenstern
Nico Contopidis (Conto IT) und André Velle (Fensterbau Velle)

Auf der Baustelle und im Büro

Ein Morgen mit WinFlow360

WinFlow360 läuft im Browser auf PC, Tablet und Handy und liegt als Symbol auf dem Startbildschirm. Hier ein Beispiel, wie ein Morgen damit aussehen kann. Jeder Betrieb arbeitet anders. Welche Schritte WinFlow bei Ihnen übernimmt, richten wir nach Ihren Abläufen ein.

Nachgebaut aus der laufenden Software. Die Namen der Endkunden sind erfunden.

Unser Ansatz

Keine Software von der Stange.

Der eine Betrieb kalkuliert im Händlerportal seines Fensterherstellers, der nächste im Programm eines Profilherstellers. Die Buchhaltung läuft über ein eigenes Programm oder direkt über das Steuerbüro, das Aufmaß auf eigenen Vordrucken. Eine Standardsoftware zwingt alle in dieselben Abläufe.

Wir gehen den anderen Weg: Wir programmieren WinFlow360 im engen Austausch mit Ihnen. Wir sehen uns an, wie Ihr Betrieb arbeitet, binden Ihre Programme an und bauen, was Ihnen Arbeit abnimmt. Deshalb ist jedes Projekt anders.

Unsere Ziele

Weniger Büroarbeit
Was ein Programm erledigen kann, soll niemand abtippen, suchen oder sortieren müssen.
Ihre Abläufe
Die Software passt sich an Ihren Betrieb an, nicht umgekehrt.
Ihre Werkzeuge bleiben
Herstellerprogramme, Buchhaltung und Postfach werden angebunden, nicht ersetzt.
Kurze Wege
Wünsche gehen direkt an die Entwickler. Ohne Hotline, ohne Warteschleife.
Ihre Daten
Gespeichert in der EU, geschützt mit zwei Faktoren, jederzeit wiederherstellbar.

Der Alltag im Betrieb

Die meiste Büroarbeit ist Suchen, Abtippen und Sortieren.

Die Unterlagen eines Kunden liegen verteilt in fünf Mail-Ordnern.

WinFlow liest das Postfach alle 10 Minuten und legt Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferavis und Fotos in die richtige Kundenakte.

Das Hersteller-Angebot wird Position für Position abgetippt.

WinFlow übernimmt Positionen, Maße, Glas, Uw-Wert, Preise und Zeichnungen aus dem PDF. Bei angebundenen Herstellern direkt aus dem Händlerportal.

Das Aufmaß steht auf Papier und wird im Büro noch einmal geschrieben.

Ihre eigenen Vordrucke werden am Tablet ausgefüllt, mit Skizze und Unterschrift. Das PDF liegt sofort in der Akte, die Aufgaben fürs Büro entstehen von selbst.

Wer auf ein Angebot wartet und welche Zahlung noch offen ist, steht auf Zetteln und im Kopf.

„Als Nächstes dran“ zeigt jeden Morgen, was zu tun ist: neue Anfragen, Angebote zum Nachfassen, fällige Zahlungen, Liefertermine und unbeantwortete Reklamationen.

Quittungen sammeln sich im Auto bis zum Monatsende.

Foto machen: WinFlow schneidet zu, liest Händler, Betrag und Datum und schickt den Beleg auf Klick an Ihr Steuerbüro.

Was das in Stunden bedeutet

Knapp 5 Stunden Büroarbeit pro Woche weniger.

Unsere Rechnung für einen Betrieb wie Fensterbau Velle. Dokumente aus dem Postfach und Liefertermine haben wir in den echten Daten der letzten zwölf Monate gezählt. Hersteller-Angebote, Aufmaße, Belege und die Minuten je Vorgang sind vorsichtig geschätzt. Stellen Sie unten Ihre eigenen Mengen ein.

pro Woche4,8 Std.
pro Monat21 Std.
pro Jahr220 Std.etwa 6 Arbeitswochen à 40 Std.

Ihre Mengen pro Woche

Wofür die Zeit frei wird

Angebote schneller raus

Wer zuerst ein sauberes Angebot schickt, bekommt öfter den Auftrag.

Nachfassen und Kundenpflege

Das Büro ruft an, statt abzutippen. Offene Angebote gehen nicht mehr unter.

Planung und Baustelle

Termine, Lieferungen und Teams sauber abstimmen, ohne Zettelwirtschaft.

Feierabend

Weniger Büro am Abend und am Wochenende für Inhaber und Team.

Angebote aus Hersteller-Unterlagen

  1. Ein Fenster. 34 Seiten vom Hersteller.Bisher wird so ein Angebot Position für Position abgetippt.
  2. WinFlow liest jedes Detail.Maße, Öffnungsart, Glas, Uw-Wert, Farbe und Preis je Position, dazu die Zeichnung.
  3. Bis zur Artikelnummer.Nennt der Hersteller sie im Angebot, übernimmt WinFlow die Artikelnummern für Blendrahmen, Flügel und Beschlag intern an jede Position. Ihr Angebot im eigenen Briefkopf bleibt kurz und übersichtlich.

Funktionen

Was WinFlow360 im Betrieb erledigt

Die Bilder stammen aus der laufenden Software eines Fensterbaubetriebs, die Namen der Endkunden haben wir ersetzt. Jedes Unternehmen arbeitet anders: andere Ordner, andere Vordrucke, andere Programme. Bei Ihnen sieht WinFlow360 so aus, wie Sie arbeiten.

Kundenakte

Die Kundenakte füllt sich selbst

  • Posteingang, Gesendet und alle Unterordner werden alle 10 Minuten gelesen.
  • Zuordnung über Belegnummern aus der Buchhaltung, E-Mail-Adressen und Namen. Bei Unklarheit liest eine KI das Dokument.
  • Der Auftragsstand von Aufmaß bis Rechnung ist auf einen Blick zu sehen. Daraus entsteht die Liste „Als Nächstes dran“.
  • Zahlungsregeln nach Ihrem Ablauf, zum Beispiel Bestellung erst nach der Anzahlung. WinFlow erinnert an fällige Zahlungen.
  • Was nicht eindeutig ist, landet unter „Prüfen“. Es geht nichts verloren.
WinFlow360 Kundenakte mit Auftragsstand und E-Mail-Verlauf
Angebote

Angebote aus den Hersteller-Unterlagen

  • PDFs aus Fenster-, Rollladen- und Haustürprogrammen hochladen. WinFlow übernimmt Positionen, Maße, Ausstattung, Preise und Zeichnungen.
  • Händlerportale von Herstellern lassen sich direkt anbinden: Angebot im Portal auswählen, WinFlow holt es ab.
  • Artikelnummern für Blendrahmen, Flügel und Beschlag stehen intern an jeder Position.
  • Montage je laufendem Meter, Uw-Werte für Förderanträge, Übergabe an die Buchhaltung.
  • Jedes Angebot in der Akte lässt sich wieder öffnen und ändern, auch per Sprache: „Bei Position 3 zehn Prozent Rabatt.“
Angebot in WinFlow360 mit Positionen, Zeichnungen, Artikelnummern und Preisen
Belege

Belege mit dem Handy, direkt ans Steuerbüro

  • Quittung fotografieren. WinFlow schneidet sie zu, richtet sie gerade aus und liest Händler, Betrag, Datum und Zweck.
  • Bei Restaurantbelegen werden Anlass und Personen ergänzt und als Seite nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG an das PDF gehängt.
  • Eingangsrechnungen aus dem Postfach landen automatisch unter „Belege“. Ist eine Rechnung möglicherweise schon da, warnt WinFlow vor dem Versand.
  • Ein Klick schickt den Beleg dorthin, wo Ihr Steuerbüro ihn braucht. Wir binden an, was Ihr Steuerbüro nutzt.
Belegscanner: Restaurantquittung zugeschnitten, Betrag und Datum ausgelesen, Bewirtungsangaben
Kalender

Teams, Termine und Liefertermine

  • Monatsansicht mit eigener Farbe für jedes Team.
  • Termin aus der Kundenakte planen, Adresse und Telefon kommen automatisch mit.
  • Liefertermine aus Hersteller-Mails („KW 45“, „Liefertermin 13.10.“) erscheinen als Vorschlag zum Übernehmen.
  • Lieferübersicht: welche Ware für welchen Kunden wann kommt, mit Lieferavis und Auftragsbestätigung als PDF.
Kalender in WinFlow360 mit Teams und Lieferterminen

Alle Funktionen im Überblick ›

Alles, was drin ist

Alle Funktionen im Überblick

Stand Oktober 2026. Jedes Unternehmen arbeitet anders. Was davon Sie brauchen und was dazukommt, entscheiden wir gemeinsam mit Ihnen.

Kunden und Akte

  • Kundenliste mit Suche, Filter und Sortierung
  • Ordner mit Symbolen und eigenen Kürzeln
  • Dateien hochladen, Fotos direkt mit dem Handy
  • Auftragsstand von Aufmaß bis Rechnung
  • „Wo hängt was?“: Angebote ohne Auftrag, Bestellungen ohne Liefertermin, Montagen ohne Rechnung
  • E-Mail-Verlauf je Kunde mit Kurzfassung
  • Suche auch über Straße, Mails, Notizen und Dateinamen

Auftragsmappe

  • „Als Nächstes dran“: der nächste Schritt je Auftrag, von selbst erkannt
  • Erinnerung zum Nachfassen offener Angebote
  • Zahlungsregeln wie Anzahlung vor der Bestellung
  • Zahlungen je Kunde mit Fälligkeit und Erinnerung
  • Unbeantwortete E-Mails und Reklamationen
  • Neue Kundenanfragen aus dem Postfach, auch von unbekannten Absendern

E-Mail

  • Postfach-Abgleich alle 10 Minuten
  • Anhänge automatisch beim richtigen Kunden
  • Ältere Mails nachträglich einsortiert
  • Reklamationen und Fristen rot markiert, mit Aufgabe
  • Postfach in WinFlow: antworten, weiterleiten, ablegen
  • Suche über das ganze Postfach, auch im Text der Mails
  • Lieferavis und Auftragsbestätigungen: Ware, Kunde und Liefertermin ausgelesen
  • Vorlagen, Signatur und Logo
  • Website-Anfragen als neuer Kunde mit einem Klick

Formulare und Aufgaben

  • Ihre eigenen Vordrucke am Tablet
  • Skizze, Fotos und Unterschrift
  • Automatisches Zwischenspeichern
  • Aufgaben fürs Büro entstehen aus dem Formular
  • Freie Aufgaben und Abhaken

Angebote

  • Hersteller-PDFs für Fenster, Rollläden und Haustüren auslesen
  • Angebote direkt aus Hersteller-Händlerportalen
  • Zeichnungen automatisch ausgeschnitten
  • Rollläden der richtigen Fensterposition zugeordnet
  • Montage und Verleistung je laufendem Meter
  • Uw-Referenzwerte für Förderanträge
  • Angebot im eigenen Briefkopf, Übergabe an die Buchhaltung
  • Profilfotos und Querschnitte im Angebot
  • Haustüren mit Ansicht außen und innen
  • Bestehende Angebote öffnen und ändern, auch per Sprache

Artikel und Material

  • Artikelverzeichnis mit Profilen, Leisten und Zubehör
  • Herstellerkataloge als PDF einlesen
  • Profile und Artikelnummern aus dem Händlerportal übernehmen
  • Material aus der Skizze: passende Artikel und Mengen als Vorschlag

Rechnungen

  • Abschlagsrechnung in Prozent oder als Betrag
  • Schlussrechnung mit Abzug der Abschläge
  • Rechnung aus dem Reparaturbericht mit Stunden und Anfahrt
  • Entwürfe direkt im Buchhaltungsprogramm, mit dem Angebot verknüpft

Belege und Steuerbüro

  • Eingangsrechnungen aus dem Postfach
  • Belegscanner mit Zuschnitt und Auslesen
  • Bewirtungsbeleg nach Steuerrecht
  • Geprüft, privat, Kunde zuordnen
  • Warnung bei möglicherweise doppelten Rechnungen
  • Versand an Ihr Steuerbüro auf Klick, die Mail wird danach abgelegt

Kalender und Teams

  • Monatsansicht mit Teamfarben
  • Termin aus der Kundenakte mit Adresse und Telefon
  • Mehrtägige Termine
  • Liefertermine aus Hersteller-Mails als Vorschlag
  • Lieferübersicht mit Kunde, Ware und Unterlagen

Betrieb

  • Läuft im Browser auf PC, Tablet und Handy
  • Handbuch in der Software, mit Suche
  • Feedback-Portal mit Fotos und Videos
  • Benutzer mit eigenen Rechten
  • Anmeldung mit zwei Faktoren

KI im ganzen Programm

Fenni, Ihr Assistent in WinFlow360

Fragen Sie einfach: „Was steht heute an?“, „Welche Aufträge warten noch auf einen Liefertermin?“ oder „Schreib Familie Berger, dass wir Donnerstag kommen.“ Fenni kennt Ihre Kunden, Akten, Termine und Angebote und erklärt WinFlow. Geändert wird nur, wenn Sie zustimmen. Und überall in WinFlow arbeitet die KI mit:

  • Liest Hersteller-Angebote, Lieferavis, Rechnungen und Quittungen und ordnet sie zu.
  • Fasst neue Mails zusammen und markiert Reklamationen und Fristen.
  • Schreibt Mails aus Stichworten und schlägt Antworten vor.
  • Legt Kunden aus einer Signatur, einer Website oder einem Foto der Visitenkarte an.
  • Füllt Formulare, Angebote und Rechnungen per Spracheingabe.
  • Ordnet aus einer Skizze die passenden Artikel und Mengen zu.
  • Fasst mit „Wo stehen wir?“ den Stand eines Kunden zusammen.
Assistent Fenni beantwortet eine Frage zum Kalender

Referenz

Entwickelt mit Fensterbau Velle

Fensterbau Velle aus Köln liefert, montiert und repariert Fenster, Haustüren, Rollläden und Sonnenschutz im Raum Köln und Rhein-Erft. Inhaber André Velle wollte keine weitere Standardsoftware, sondern ein Werkzeug, das genau zu seinem Betrieb passt.

WinFlow360 ist dort entstanden: aus seinen echten Unterlagen, seinen Vordrucken und seinen Herstellerprogrammen. Jede Funktion wurde mit ihm abgestimmt und im laufenden Betrieb getestet.

fensterbau-velle.de besuchen ›
Das Team von Fensterbau Velle bespricht einen Auftrag am Firmenwagen
André Velle, Inhaber von Fensterbau Velle
André Velle, Inhaber
2.053Dokumente aus dem Postfach automatisch in die richtige Kundenakte gelegt
1.408E-Mails dem passenden Kunden zugeordnet, als Verlauf in der Akte
2.964Artikel aus Herstellerkatalogen und dem Händlerportal eingelesen
39 von 39Wünschen aus dem Betrieb umgesetzt, gemeldet direkt in der Software

Zahlen aus dem laufenden Betrieb bei Fensterbau Velle, Stand 12. Oktober 2026, drei Tage nach dem Start.

Drei Tage, Schritt für Schritt

  1. Tag 1 · 9. Oktober 2026

    Kundenakte, Formulare, E-Mail

    Alle Kunden aus der Buchhaltung übernommen, Anmeldung mit zwei Faktoren, die eigenen Papiervordrucke als Formulare am Tablet. Abends lief die E-Mail-Automatik, dazu das Postfach in WinFlow und der Kalender mit Teams und Lieferterminen.

  2. Tag 2 · 10. Oktober 2026

    Belege, Steuerbüro, Angebote

    Belegscanner mit Bewirtungsbeleg und Versand ans Steuerbüro, Dokumentenerkennung, Feedback-Portal. Angebote aus Hersteller-PDFs mit Übergabe an die Buchhaltung, Rechnungsentwürfe, der Assistent, Kunden aus Visitenkarten, Auftragsstand, Spracheingabe und Uw-Werte für Förderanträge.

  3. Tag 3 · 11. Oktober 2026

    Händlerportal, Artikel, Auftragsmappe

    Direkte Anbindung an das Händlerportal des Fensterherstellers: Angebote samt Artikelnummern ohne Umweg in WinFlow. Dazu das Artikelverzeichnis mit Herstellerkatalogen, Material aus der Skizze und der Assistent als Figur Fenni. Abends die Auftragsmappe: „Als Nächstes dran“, Zahlungen, unbeantwortete Mails und die Lieferübersicht.

Feedback-Portal

Sie entwickeln Ihr Werkzeug mit.

Jeder Wunsch geht direkt aus WinFlow360 an die Entwickler. Sie sehen, wann wir daran arbeiten, mit live laufender Restzeit, und lesen die Antwort im selben Verlauf.

  • Aus jeder Seite meldenEin Knopf auf jeder Seite, mit Fotos, Videos und PDFs. WinFlow merkt sich, wo Sie gerade waren.
  • Live sehen, wann wir arbeiten„Conto IT arbeitet gerade daran“ mit geschätzter Restzeit und Fortschrittsbalken.
  • Kein Ticket ins LeereAntworten und Rückfragen stehen im selben Verlauf. Kurze Fragebögen statt langer Telefonate.
  • Jeder Stand ist gesichertJede Änderung wird vor dem Einspielen gesichert und lässt sich zurücksetzen.
Rechnung doppelt vermeidenFunktionswunsch · aus: Belege
Neu

„Wenn eine Rechnung oder Zahlungserinnerung doppelt vorhanden ist, wäre es super, wenn das automatisch gekennzeichnet wird.“

  1. 15:01Wunsch gemeldet
  2. 15:02In Arbeit
  3. 15:09Umgesetzt

Echter Ablauf vom 11. Oktober 2026 bei Fensterbau Velle

Feedback-Portal in WinFlow360: Conto IT arbeitet gerade an einem Wunsch, mit geschätzter Restzeit und Fortschrittsbalken
Feedback-Liste auf dem Handy mit Hinweis „Conto IT arbeitet · noch ca. 23 Minuten“

Wünsche aus dem Betrieb, umgesetzt

Zusammenarbeit

So läuft die Zusammenarbeit

  1. Gespräch im Betrieb

    Wie arbeiten Sie heute? Welche Herstellerprogramme, Vordrucke und Ordner nutzen Sie, wo geht Zeit verloren?

  2. Einrichtung

    Wir verbinden Postfach, Buchhaltung und Steuerbüro, bauen Ihre Vordrucke als Formulare nach und legen Ihre Ordnerstruktur an.

  3. Start mit Einweisung

    WinFlow läuft im Browser am PC, Tablet und Handy. Wir zeigen Ihnen und Ihrem Team die wichtigsten Abläufe.

  4. Weiterentwicklung

    Wünsche melden Sie im Feedback-Portal. Wir setzen sie um und antworten im selben Verlauf.

Anbindungen:BuchhaltungsprogrammIhr SteuerbüroHändlerportale der HerstellerIhr E-Mail-PostfachPC, Tablet und Handy

Ihre Daten im Ernstfall

Wo liegen Ihre Unterlagen heute?

In vielen Betrieben hat sich nie jemand richtig um die IT gekümmert. Angebote liegen auf dem Laptop im Büro, Fotos auf dem Tablet des Monteurs, Aufmaße im Handy, Auftragsbestätigungen nur im E-Mail-Postfach. Das geht gut, bis eines dieser Teile ausfällt.

Was passiert, wenn ein Teil ausfällt

Laptop defekt oder gestohlen

Angebote, Kalkulationen und Kundendaten sind weg oder in fremden Händen. Gehen Kundendaten verloren, muss das in der Regel innerhalb von 72 Stunden der Datenschutzbehörde gemeldet werden (Art. 33 DSGVO).

Verschlüsselungstrojaner

Ein Klick auf einen falschen Mailanhang genügt: Alle Dateien auf dem Rechner und den angeschlossenen Laufwerken sind verschlüsselt. Ohne getrennte Sicherung steht der Betrieb.

Postfach gesperrt oder gehackt

Auftragsbestätigungen und Lieferavis sind nicht mehr erreichbar. Über ein gekapertes Postfach verschicken Betrüger Rechnungen mit falscher Bankverbindung an Ihre Kunden.

Ein Mitarbeiter geht

Was auf seinem Tablet oder Handy lag, geht mit. Niemand weiß mehr, wo das Aufmaß oder die Fotos zu einem Auftrag liegen.

Streit nach Jahren

Bei Bauleistungen gelten fünf Jahre Gewährleistung, Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren. Wer Aufmaß und Abnahmeprotokoll nicht mehr findet, kann im Streitfall nichts belegen.

So machen wir es

Ein Ort statt vieler Geräte

Alles liegt in der Kundenakte, nicht auf einem Gerät. Geht ein Tablet verloren, ist das ärgerlich, aber es fehlt nichts.

Gesichert und wiederherstellbar

Die Datenbank lässt sich auf jeden Zeitpunkt der letzten 30 Tage zurücksetzen. Dateien liegen mehrfach gespeichert in Rechenzentren in der EU.

Ihr Backupkonzept

Sie bekommen schriftlich, was wie oft gesichert wird, wo es liegt und wie schnell Sie im Ernstfall wieder arbeiten können.

Die Pflege übernehmen wir

Conto IT ist IT-Dienstleister. Sicherung, Updates und Überwachung laufen bei uns, nicht nebenbei im Büro.

Datenschutz und Sicherheit

DSGVO-konform, gespeichert in der EU

Sie arbeiten mit Kundendaten. Deshalb ist Datenschutz bei WinFlow360 keine Zusatzoption, sondern Grundlage.

Speicherort EU

Datenbank und Dateien liegen ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union.

Auftragsverarbeitungsvertrag

Mit jedem Betrieb schließen wir einen AVV nach Art. 28 DSGVO. Darin stehen alle Dienstleister, die Daten verarbeiten.

Anmeldung mit zwei Faktoren

Code per E-Mail und Authenticator-App. Jeder Zugang ist persönlich, Änderungen werden protokolliert.

Verschlüsselt

Verbindungen laufen verschlüsselt. Zugänge zu Buchhaltung, Postfach und Herstellerportalen werden zusätzlich verschlüsselt gespeichert.

Sicherung und Wiederherstellung

Jede Änderung an der Software wird gesichert. Die Datenbank lässt sich auf einen früheren Stand zurücksetzen.

Nichts ohne Ihren Klick

Belege gehen erst auf Klick ans Steuerbüro, Mails erst nach dem Absenden. Der Assistent ändert nur nach Freigabe.

KI mit klaren Regeln

Zum Auslesen von Dokumenten nutzen wir KI-Modelle eines spezialisierten Anbieters, der im AVV benannt ist. Die Übermittlung ist dort geregelt, auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln. Ihre Daten werden nicht zum Training verwendet. WinFlow360 lässt sich auf Wunsch auch ohne KI betreiben.

Ihre Daten gehören Ihnen

Auf Wunsch händigen wir Ihnen alle Unterlagen vollständig aus. Wenn Sie aufhören, löschen wir alles.

Keine Werbung, kein Tracking

Weder in WinFlow360 noch auf dieser Website: keine Werbe-Cookies, keine Analyse-Dienste, keine Schriften von fremden Servern.

Kontakt

Sprechen wir über Ihren Betrieb

Jedes Unternehmen arbeitet anders. Sagen Sie uns kurz, was Sie vorhaben: eine Vorführung, ein Gespräch über die Zusammenarbeit oder ein Test mit Ihren eigenen Unterlagen. Wir melden uns persönlich.

Nico Contopidis

Conto IT · Entwicklung und Betreuung von WinFlow360

Telefon04821 8875040 E-Mail[email protected]
Ihr Anliegen

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