Die Unterlagen eines Kunden liegen verteilt in fünf Mail-Ordnern.
WinFlow liest das Postfach alle 10 Minuten und legt Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferavis und Fotos in die richtige Kundenakte.
Software für Handwerksbetriebe
Software, die mit Ihrem Betrieb entsteht.
Kundenakte, Belege, eigene Vordrucke, Kalender und Aufgaben in einem Programm, eingerichtet nach den Abläufen Ihres Betriebs. WinFlow360 ist im Fensterbau entstanden und wird im engen Austausch mit Ihnen für Ihr Gewerk eingerichtet und weiterentwickelt, angebunden an die Werkzeuge, die Sie schon nutzen.
Fensterbau, Dachdecker, Tischler, Elektro, Sanitär und weitere Gewerke. So passt sich WinFlow360 an Ihr Gewerk an ›
Entwickelt mit und im täglichen Einsatz bei Fensterbau Velle, Köln
Auf der Baustelle und im Büro
Ein Morgen mit WinFlow360
WinFlow360 läuft im Browser auf PC, Tablet und Handy und liegt als Symbol auf dem Startbildschirm. Hier ein Beispiel, wie ein Morgen damit aussehen kann. Jeder Betrieb arbeitet anders. Welche Schritte WinFlow bei Ihnen übernimmt, richten wir nach Ihren Abläufen ein.
Unser Ansatz
Keine Software von der Stange.
Der eine Betrieb kalkuliert im Händlerportal seines Fensterherstellers, der nächste im Programm eines Profilherstellers. Die Buchhaltung läuft über ein eigenes Programm oder direkt über das Steuerbüro, das Aufmaß auf eigenen Vordrucken. Eine Standardsoftware zwingt alle in dieselben Abläufe.
Wir gehen den anderen Weg: Wir programmieren WinFlow360 im engen Austausch mit Ihnen. Wir sehen uns an, wie Ihr Betrieb arbeitet, binden Ihre Programme an und bauen, was Ihnen Arbeit abnimmt. Deshalb ist jedes Projekt anders.
Unsere Ziele
- Weniger Büroarbeit
- Was ein Programm erledigen kann, soll niemand abtippen, suchen oder sortieren müssen.
- Ihre Abläufe
- Die Software passt sich an Ihren Betrieb an, nicht umgekehrt.
- Ihre Werkzeuge bleiben
- Herstellerprogramme, Buchhaltung und Postfach werden angebunden, nicht ersetzt.
- Kurze Wege
- Wünsche gehen direkt an die Entwickler. Ohne Hotline, ohne Warteschleife.
- Ihre Daten
- Gespeichert in der EU, geschützt mit zwei Faktoren, jederzeit wiederherstellbar.
Der Alltag im Betrieb
Die meiste Büroarbeit ist Suchen, Abtippen und Sortieren.
Das Hersteller-Angebot wird Position für Position abgetippt.
WinFlow übernimmt Positionen, Maße, Glas, Uw-Wert, Preise und Zeichnungen aus dem PDF. Bei angebundenen Herstellern direkt aus dem Händlerportal.
Das Aufmaß steht auf Papier und wird im Büro noch einmal geschrieben.
Ein Foto vom Aufmaß-Zettel genügt: WinFlow legt daraus die Angebotspositionen an, mit Maßen, Öffnungsart, Profil, Farbe und Glas. Oder Sie füllen das Aufmaß gleich am Tablet auf Ihrem eigenen Vordruck aus.
Wer auf ein Angebot wartet und welche Zahlung noch offen ist, steht auf Zetteln und im Kopf.
„Als Nächstes dran“ zeigt jeden Morgen, was zu tun ist: neue Anfragen, Angebote zum Nachfassen, fällige Zahlungen, Liefertermine und unbeantwortete Reklamationen.
Quittungen sammeln sich im Auto bis zum Monatsende.
Foto machen: WinFlow schneidet zu, liest Händler, Betrag und Datum und schickt den Beleg auf Klick an Ihr Steuerbüro.
Fotos und Absprachen mit dem Kunden stecken im Messenger auf dem Handy.
Den Chat exportieren, zum Beispiel aus WhatsApp, und in die Kundenakte legen: der Verlauf als PDF, die Fotos im Ordner „Fotos“.
Was das in Stunden bedeutet
Knapp 5 Stunden Büroarbeit pro Woche weniger.
Unsere Rechnung für einen Betrieb wie Fensterbau Velle. Dokumente aus dem Postfach und Liefertermine haben wir in den echten Daten der letzten zwölf Monate gezählt. Hersteller-Angebote, Aufmaße, Belege und die Minuten je Vorgang sind vorsichtig geschätzt. Stellen Sie unten Ihre eigenen Mengen ein.
pro Woche4,8 Std.
pro Monat21 Std.
pro Jahr220 Std.etwa 6 Arbeitswochen à 40 Std.
Eingesparte Minuten pro Woche
Annahmen je Vorgang: Hersteller-Angebot 30 Min., Dokument ablegen 2 Min., Aufmaß oder Bericht 10 Min., Beleg 3 Min., Suchen 15 Min. am Tag, Liefertermin 3 Min.
Wofür die Zeit frei wird
Wer zuerst ein sauberes Angebot schickt, bekommt öfter den Auftrag.
Das Büro ruft an, statt abzutippen. Offene Angebote gehen nicht mehr unter.
Termine, Lieferungen und Teams sauber abstimmen, ohne Zettelwirtschaft.
Weniger Büro am Abend und am Wochenende für Inhaber und Team.
Angebote aus Hersteller-Unterlagen
- Ein Fenster. 34 Seiten vom Hersteller.Bisher wird so ein Angebot Position für Position abgetippt.
- WinFlow liest jedes Detail.Maße, Öffnungsart, Glas, Uw-Wert, Farbe und Preis je Position, dazu die Zeichnung.
- Bis zur Artikelnummer.Nennt der Hersteller sie im Angebot, übernimmt WinFlow die Artikelnummern für Blendrahmen, Flügel und Beschlag intern an jede Position. Ihr Angebot im eigenen Briefkopf bleibt kurz und übersichtlich.
Funktionen
Was WinFlow360 im Betrieb erledigt
Die Bilder stammen aus der laufenden Software eines Fensterbaubetriebs, die Namen der Endkunden haben wir ersetzt. Jedes Unternehmen arbeitet anders: andere Ordner, andere Vordrucke, andere Programme. Bei Ihnen sieht WinFlow360 so aus, wie Sie arbeiten.
Kundenakte
Die Kundenakte füllt sich selbst
- Posteingang, Gesendet und alle Unterordner werden alle 10 Minuten gelesen.
- Zuordnung über Belegnummern aus der Buchhaltung, E-Mail-Adressen und Namen. Bei Unklarheit liest eine KI das Dokument.
- Der Auftragsstand von Aufmaß bis Rechnung ist auf einen Blick zu sehen. Daraus entsteht die Liste „Als Nächstes dran“.
- Zahlungsregeln nach Ihrem Ablauf, zum Beispiel Bestellung erst nach der Anzahlung. WinFlow erinnert an fällige Zahlungen.
- Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen aus der Buchhaltung kommen alle 30 Minuten automatisch dazu.
- Chats aus dem Messenger samt Fotos lassen sich in die Akte übernehmen.
- Was nicht eindeutig ist, landet unter „Prüfen“. Es geht nichts verloren.
Angebote
Angebote aus den Hersteller-Unterlagen
- PDFs aus Fenster-, Rollladen- und Haustürprogrammen hochladen. WinFlow übernimmt Positionen, Maße, Ausstattung, Preise und Zeichnungen.
- Händlerportale von Herstellern lassen sich direkt anbinden: Angebot im Portal auswählen, WinFlow holt es ab.
- Vom Aufmaß-Zettel zum Angebot: Foto oder PDF des handschriftlichen Aufmaßes wählen, WinFlow legt je Element eine Position an. Was nicht auf dem Zettel steht, kommt aus Ihren Standards.
- Artikelnummern für Blendrahmen, Flügel und Beschlag stehen intern an jeder Position.
- Montage je laufendem Meter, Uw-Werte für Förderanträge, Übergabe an die Buchhaltung.
- Jedes Angebot in der Akte lässt sich wieder öffnen und ändern, auch per Sprache: „Bei Position 3 zehn Prozent Rabatt.“
Belege
Belege mit dem Handy, direkt ans Steuerbüro
- Quittung fotografieren. WinFlow schneidet sie zu, richtet sie gerade aus und liest Händler, Betrag, Datum und Zweck.
- Bei Restaurantbelegen werden Anlass und Personen ergänzt und als Seite nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG an das PDF gehängt.
- Eingangsrechnungen aus dem Postfach landen automatisch unter „Belege“. Ist eine Rechnung möglicherweise schon da, warnt WinFlow vor dem Versand.
- Ein Klick schickt den Beleg dorthin, wo Ihr Steuerbüro ihn braucht. Wir binden an, was Ihr Steuerbüro nutzt.
Kalender
Teams, Termine und Liefertermine
- Monatsansicht mit eigener Farbe für jedes Team.
- Termin aus der Kundenakte planen, Adresse und Telefon kommen automatisch mit.
- Liefertermine aus Hersteller-Mails („KW 45“, „Liefertermin 13.10.“) erscheinen als Vorschlag zum Übernehmen.
- Lieferübersicht: welche Ware für welchen Kunden wann kommt, mit Lieferavis und Auftragsbestätigung als PDF.
Spracheingabe
Sprechen statt tippen. Mit einer Spracherkennung, die Ihren Betrieb kennt.
Auf der Baustelle ist selten eine Hand frei. In WinFlow360 tippen Sie aufs Mikrofon und sagen, was in die Mail, ins Aufmaß oder in den Reparaturbericht gehört. Die Diktierfunktion im Handy kennt Ihre Kunden und Hersteller nicht. WinFlow360 kennt sie.
- Versteht Ihre Kundennamen, Ihre Hersteller und die Fachbegriffe aus Fenster-, Tür- und Rollladenbau.
- Überall, wo das Mikrofon steht: E-Mails, Aufmaß, Reparaturbericht, Angebot, Rechnung, neuer Kunde und Fenni.
- Aus dem Gesagten schreibt die KI eine ordentliche Mail oder füllt die Felder. Sie lässt nichts weg und erfindet nichts dazu, Zahlen, Maße und Termine bleiben genau.
- Sie sehen den Text, bevor er übernommen wird. Die Aufnahme wird nicht gespeichert.
- Wörter, die in Ihrem Betrieb oft fallen, nehmen wir fest mit auf.
Ein Satz, eingesprochen am Handy
Ohne Fachwortschatz
Herr Dzesinski, anbei das Angebot für drei Drehkippfenster in Kömmerling 76 MD mit Dreifachverglasung, UF-Wert 0,9, dazu war Rema Ravstore mit Funkmotor.
WinFlow360
Herr Brzezinski, anbei das Angebot für drei Dreh-Kipp-Fenster in Kömmerling 76 MD mit Dreifachverglasung, Uw-Wert 0,9, dazu Warema Raffstore mit Funkmotor.
OknopolfensterOkno-Pol-FensterAn InutamAn Inotherm
Alles, was drin ist
Alle Funktionen im Überblick
Stand Oktober 2026. Jedes Unternehmen arbeitet anders. Was davon Sie brauchen und was dazukommt, entscheiden wir gemeinsam mit Ihnen.
Kunden und Akte
- Kundenliste mit Suche, Filter und Sortierung
- Ordner mit Symbolen und eigenen Kürzeln
- Dateien hochladen, Fotos direkt mit dem Handy
- Auftragsstand von Aufmaß bis Rechnung
- „Wo hängt was?“: Angebote ohne Auftrag, Bestellungen ohne Liefertermin, Montagen ohne Rechnung
- E-Mail-Verlauf je Kunde mit Kurzfassung
- Unterlagen aus der Buchhaltung automatisch in der Akte
- Messenger-Chats mit Fotos in die Akte übernehmen
- Suche auch über Straße, Mails, Notizen und Dateinamen
Auftragsmappe
- „Als Nächstes dran“: der nächste Schritt je Auftrag, von selbst erkannt
- Erinnerung zum Nachfassen offener Angebote
- Zahlungsregeln wie Anzahlung vor der Bestellung
- Zahlungen je Kunde mit Fälligkeit und Erinnerung
- Unbeantwortete E-Mails und Reklamationen
- Neue Kundenanfragen aus dem Postfach, auch von unbekannten Absendern
- Postfach-Abgleich alle 10 Minuten
- Anhänge automatisch beim richtigen Kunden
- Ältere Mails nachträglich einsortiert
- Reklamationen und Fristen rot markiert, mit Aufgabe
- Postfach in WinFlow: antworten, weiterleiten, ablegen
- Suche über das ganze Postfach, auch im Text der Mails
- Lieferavis und Auftragsbestätigungen: Ware, Kunde und Liefertermin ausgelesen
- Mails einsprechen, die KI formuliert sie
- Vorlagen, Signatur und Logo
- Website-Anfragen als neuer Kunde mit einem Klick
Formulare und Aufgaben
- Ihre eigenen Vordrucke am Tablet
- Neue Vordrucke selbst hochladen, als PDF oder Foto: WinFlow erkennt Felder, Kästchen und Unterschriften
- Skizze, Fotos und Unterschrift
- Automatisches Zwischenspeichern
- Aufgaben fürs Büro entstehen aus dem Formular
- Aufgaben anlegen, bearbeiten und abhaken, mit Kontakt
Angebote
- Hersteller-PDFs für Fenster, Rollläden und Haustüren auslesen
- Angebote direkt aus Hersteller-Händlerportalen
- Zeichnungen automatisch ausgeschnitten
- Rollläden der richtigen Fensterposition zugeordnet
- Montage und Verleistung je laufendem Meter
- Uw-Referenzwerte für Förderanträge
- Angebot im eigenen Briefkopf, Übergabe an die Buchhaltung
- Profilfotos und Querschnitte im Angebot
- Haustüren mit Ansicht außen und innen
- Bestehende Angebote öffnen und ändern, auch per Sprache
- Positionen aus dem Foto des Aufmaß-Zettels, fehlende Angaben aus Ihren Standards
- Bedarfspositionen: im Angebot mit Preis, aber nicht in der Summe
Artikel und Material
- Artikelverzeichnis mit Profilen, Leisten und Zubehör
- Herstellerkataloge als PDF einlesen
- Profile und Artikelnummern aus dem Händlerportal übernehmen
- Material aus der Skizze: passende Artikel und Mengen als Vorschlag
Rechnungen
- Abschlagsrechnung in Prozent oder als Betrag
- Folgerechnung aus der Abschlagsrechnung
- Rechnung und Schlussrechnung direkt aus dem Angebot, Abschläge werden abgezogen
- Rechnungsentwürfe in WinFlow prüfen und bearbeiten
- Rechnung aus dem Reparaturbericht mit Stunden und Anfahrt
- Entwürfe direkt im Buchhaltungsprogramm, mit dem Angebot verknüpft
Belege und Steuerbüro
- Eingangsrechnungen aus dem Postfach
- Belegscanner mit Zuschnitt und Auslesen
- Bewirtungsbeleg nach Steuerrecht
- Geprüft, privat, Kunde zuordnen
- Warnung bei möglicherweise doppelten Rechnungen
- Versand an Ihr Steuerbüro auf Klick, die Mail wird danach abgelegt
Kalender und Teams
- Monatsansicht mit Teamfarben
- Termin aus der Kundenakte mit Adresse und Telefon
- Mehrtägige Termine
- Liefertermine aus Hersteller-Mails als Vorschlag
- Lieferübersicht mit Kunde, Ware und Unterlagen
Betrieb
- Läuft im Browser auf PC, Tablet und Handy
- Spracheingabe, die Kundennamen, Hersteller und Fachbegriffe kennt
- Handbuch in der Software, mit Suche
- Feedback-Portal mit Fotos und Videos
- Benutzer mit eigenen Rechten
- Anmeldung mit zwei Faktoren
Ein anderes Gewerk?
Auch für Dachdecker, Tischler, Elektro und Sanitär.
Entstanden ist WinFlow360 im Fensterbau. Vieles davon ist in jedem Handwerksbetrieb gleich: die Kundenakte, die sich aus dem Postfach füllt, Belege per Handy, Ihre eigenen Vordrucke am Tablet, Kalender mit Teams und die Liste „Als Nächstes dran“. Was für Ihr Gewerk dazugehört, bauen wir mit Ihnen.
DachdeckerTischler und SchreinerElektroSanitär und HeizungMalerMetallbauBodenlegerGarten- und Landschaftsbau
Über Ihren Betrieb sprechen
KI im ganzen Programm
Fenni, Ihr Assistent in WinFlow360
Fragen Sie einfach: „Was steht heute an?“, „Welche Aufträge warten noch auf einen Liefertermin?“ oder „Schreib Familie Berger, dass wir Donnerstag kommen.“ Fenni kennt Ihre Kunden, Akten, Termine und Angebote und erklärt WinFlow. Geändert wird nur, wenn Sie zustimmen. Und überall in WinFlow arbeitet die KI mit:
- Liest Hersteller-Angebote, Lieferavis, Rechnungen und Quittungen und ordnet sie zu.
- Fasst neue Mails zusammen und markiert Reklamationen und Fristen.
- Schreibt Mails aus Stichworten und schlägt Antworten vor.
- Legt Kunden aus einer Signatur, einer Website oder einem Foto der Visitenkarte an.
- Füllt Formulare, Angebote und Rechnungen per Spracheingabe und schreibt Mails aus dem Gesagten.
- Ordnet aus einer Skizze die passenden Artikel und Mengen zu.
- Fasst mit „Wo stehen wir?“ den Stand eines Kunden zusammen.
Referenz
Entwickelt mit Fensterbau Velle
Fensterbau Velle aus Köln liefert, montiert und repariert Fenster, Haustüren, Rollläden und Sonnenschutz im Raum Köln und Rhein-Erft. Inhaber André Velle wollte keine weitere Standardsoftware, sondern ein Werkzeug, das genau zu seinem Betrieb passt.
WinFlow360 ist dort entstanden: aus seinen echten Unterlagen, seinen Vordrucken und seinen Herstellerprogrammen. Jede Funktion wurde mit ihm abgestimmt und im laufenden Betrieb getestet.
fensterbau-velle.de besuchen ›
2.149Dokumente aus Postfach und Buchhaltung automatisch in die richtige Kundenakte gelegt
1.418E-Mails dem passenden Kunden zugeordnet, als Verlauf in der Akte
2.964Artikel aus Herstellerkatalogen und dem Händlerportal eingelesen
43Wünsche aus dem Betrieb umgesetzt, gemeldet direkt in der Software
Zahlen aus dem laufenden Betrieb bei Fensterbau Velle, Stand 12. Oktober 2026, vier Tage nach dem Start.
Vier Tage, Schritt für Schritt
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Tag 1 · 9. Oktober 2026
Kundenakte, Formulare, E-Mail
Alle Kunden aus der Buchhaltung übernommen, Anmeldung mit zwei Faktoren, die eigenen Papiervordrucke als Formulare am Tablet. Abends lief die E-Mail-Automatik, dazu das Postfach in WinFlow und der Kalender mit Teams und Lieferterminen.
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Tag 2 · 10. Oktober 2026
Belege, Steuerbüro, Angebote
Belegscanner mit Bewirtungsbeleg und Versand ans Steuerbüro, Dokumentenerkennung, Feedback-Portal. Angebote aus Hersteller-PDFs mit Übergabe an die Buchhaltung, Rechnungsentwürfe, der Assistent, Kunden aus Visitenkarten, Auftragsstand, Spracheingabe und Uw-Werte für Förderanträge.
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Tag 3 · 11. Oktober 2026
Händlerportal, Artikel, Auftragsmappe
Direkte Anbindung an das Händlerportal des Fensterherstellers: Angebote samt Artikelnummern ohne Umweg in WinFlow. Dazu das Artikelverzeichnis mit Herstellerkatalogen, Material aus der Skizze und der Assistent als Figur Fenni. Abends die Auftragsmappe: „Als Nächstes dran“, Zahlungen, unbeantwortete Mails und die Lieferübersicht.
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Tag 4 · 12. Oktober 2026
Angebot aus dem Aufmaß, eigene Vordrucke, Rechnungen
Aus dem Foto des handschriftlichen Aufmaß-Zettels werden die Angebotspositionen, mit Bedarfspositionen. Neue Vordrucke lädt der Betrieb jetzt selbst hoch, WinFlow erkennt die Felder. Chats aus dem Messenger kommen samt Fotos in die Akte, Unterlagen aus der Buchhaltung landen automatisch beim Kunden. Dazu Folge- und Schlussrechnungen direkt aus dem Angebot.
Feedback-Portal
Sie entwickeln Ihr Werkzeug mit.
Jeder Wunsch geht direkt aus WinFlow360 an die Entwickler. Sie sehen, wann wir daran arbeiten, mit live laufender Restzeit, und lesen die Antwort im selben Verlauf.
- Aus jeder Seite meldenEin Knopf auf jeder Seite, mit Fotos, Videos und PDFs. WinFlow merkt sich, wo Sie gerade waren.
- Live sehen, wann wir arbeiten„Conto IT arbeitet gerade daran“ mit geschätzter Restzeit und Fortschrittsbalken.
- Kein Ticket ins LeereAntworten und Rückfragen stehen im selben Verlauf. Kurze Fragebögen statt langer Telefonate.
- Jeder Stand ist gesichertJede Änderung wird vor dem Einspielen gesichert und lässt sich zurücksetzen.
Rechnung doppelt vermeidenFunktionswunsch · aus: Belege
Neu„Wenn eine Rechnung oder Zahlungserinnerung doppelt vorhanden ist, wäre es super, wenn das automatisch gekennzeichnet wird.“
Conto IT arbeitet gerade daran...
Geschätzte Restzeit: noch ca. 8 Minuten
Conto IT · 15:09
Danke dir, gute Idee, ist jetzt drin. Unter „Belege“ vergleicht WinFlow jeden Beleg automatisch mit allen bisherigen …
- 15:01Wunsch gemeldet
- 15:02In Arbeit
- 15:09Umgesetzt
Echter Ablauf vom 11. Oktober 2026 bei Fensterbau Velle
Wünsche aus dem Betrieb, umgesetzt
PDFs der Reparaturberichte öffnen sich auf dem Handy nicht.Am selben Tag behoben.
Liefertermine stehen in den Mails der Hersteller.Sie erscheinen jetzt als Vorschlag im Kalender.
Quittungen sollen mit dem Handy erfasst werden.Belegscanner mit Zuschnitt, Auslesen und Versand ans Steuerbüro.
Auf der Baustelle ist keine Hand frei zum Tippen.Spracheingabe für Formulare, Angebote und Rechnungen.
Für Förderanträge wird der Uw-Wert des Referenzfensters gebraucht.Wird im Angebot automatisch ausgewiesen.
Aus dem handschriftlichen Aufmaß soll direkt das Angebot entstehen.Foto vom Zettel genügt, WinFlow legt die Positionen an, mit Bedarfspositionen.
Skizzen und Aufmaße auf weiteren eigenen Vordrucken.Vordrucke lassen sich als PDF oder Foto selbst hochladen, WinFlow erkennt die Felder.
Absprachen und Fotos vom Kunden kommen per WhatsApp.Der Chat-Export kommt samt Fotos in die Kundenakte.
Eine Rechnung soll nie doppelt ans Steuerbüro gehen.WinFlow vergleicht Nummer, Absender, Betrag und Datum und warnt vor dem Versand.
Ältere Angebote sollen sich nachträglich ändern lassen.Jedes Angebot in der Akte öffnet sich wieder, Änderungen gehen auch per Sprache.
Profile, Preise und Artikelnummern aus dem Herstellerprogramm sollen ins Angebot.Direkte Anbindung an das Händlerportal und ein Artikelverzeichnis mit allen Profilen.
Zusammenarbeit
So läuft die Zusammenarbeit
Gespräch im Betrieb
Wie arbeiten Sie heute? Welche Herstellerprogramme, Vordrucke und Ordner nutzen Sie, wo geht Zeit verloren?
Einrichtung
Wir verbinden Postfach, Buchhaltung und Steuerbüro, bauen Ihre Vordrucke als Formulare nach und legen Ihre Ordnerstruktur an.
Start mit Einweisung
WinFlow läuft im Browser am PC, Tablet und Handy. Wir zeigen Ihnen und Ihrem Team die wichtigsten Abläufe.
Weiterentwicklung
Wünsche melden Sie im Feedback-Portal. Wir setzen sie um und antworten im selben Verlauf.
Anbindungen:BuchhaltungsprogrammIhr SteuerbüroHändlerportale der HerstellerIhr E-Mail-PostfachPC, Tablet und Handy
Ihre Daten im Ernstfall
Wo liegen Ihre Unterlagen heute?
In vielen Betrieben hat sich nie jemand richtig um die IT gekümmert. Angebote liegen auf dem Laptop im Büro, Fotos auf dem Tablet des Monteurs, Aufmaße im Handy, Auftragsbestätigungen nur im E-Mail-Postfach. Das geht gut, bis eines dieser Teile ausfällt.
Was passiert, wenn ein Teil ausfällt
Laptop defekt oder gestohlen
Angebote, Kalkulationen und Kundendaten sind weg oder in fremden Händen. Gehen Kundendaten verloren, muss das in der Regel innerhalb von 72 Stunden der Datenschutzbehörde gemeldet werden (Art. 33 DSGVO).
Verschlüsselungstrojaner
Ein Klick auf einen falschen Mailanhang genügt: Alle Dateien auf dem Rechner und den angeschlossenen Laufwerken sind verschlüsselt. Ohne getrennte Sicherung steht der Betrieb.
Postfach gesperrt oder gehackt
Auftragsbestätigungen und Lieferavis sind nicht mehr erreichbar. Über ein gekapertes Postfach verschicken Betrüger Rechnungen mit falscher Bankverbindung an Ihre Kunden.
Ein Mitarbeiter geht
Was auf seinem Tablet oder Handy lag, geht mit. Niemand weiß mehr, wo das Aufmaß oder die Fotos zu einem Auftrag liegen.
Streit nach Jahren
Bei Bauleistungen gelten fünf Jahre Gewährleistung, Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren. Wer Aufmaß und Abnahmeprotokoll nicht mehr findet, kann im Streitfall nichts belegen.
So machen wir es
Ein Ort statt vieler Geräte
Alles liegt in der Kundenakte, nicht auf einem Gerät. Geht ein Tablet verloren, ist das ärgerlich, aber es fehlt nichts.
Gesichert und wiederherstellbar
Die Datenbank lässt sich auf jeden Zeitpunkt der letzten 30 Tage zurücksetzen. Dateien liegen mehrfach gespeichert in Rechenzentren in der EU.
Ihr Backupkonzept
Sie bekommen schriftlich, was wie oft gesichert wird, wo es liegt und wie schnell Sie im Ernstfall wieder arbeiten können.
Die Pflege übernehmen wir
Conto IT ist IT-Dienstleister. Sicherung, Updates und Überwachung laufen bei uns, nicht nebenbei im Büro.
Datenschutz und Sicherheit
DSGVO-konform, gespeichert in der EU
Sie arbeiten mit Kundendaten. Deshalb ist Datenschutz bei WinFlow360 keine Zusatzoption, sondern Grundlage.
Speicherort EU
Datenbank und Dateien liegen ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union.
Auftragsverarbeitungsvertrag
Mit jedem Betrieb schließen wir einen AVV nach Art. 28 DSGVO. Darin stehen alle Dienstleister, die Daten verarbeiten.
Anmeldung mit zwei Faktoren
Code per E-Mail und Authenticator-App. Jeder Zugang ist persönlich, Änderungen werden protokolliert.
Verschlüsselt
Verbindungen laufen verschlüsselt. Zugänge zu Buchhaltung, Postfach und Herstellerportalen werden zusätzlich verschlüsselt gespeichert.
Sicherung und Wiederherstellung
Jede Änderung an der Software wird gesichert. Die Datenbank lässt sich auf einen früheren Stand zurücksetzen.
Nichts ohne Ihren Klick
Belege gehen erst auf Klick ans Steuerbüro, Mails erst nach dem Absenden. Der Assistent ändert nur nach Freigabe.
KI mit klaren Regeln
Zum Auslesen von Dokumenten nutzen wir KI-Modelle eines spezialisierten Anbieters, der im AVV benannt ist. Die Übermittlung ist dort geregelt, auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln. Ihre Daten werden nicht zum Training verwendet. WinFlow360 lässt sich auf Wunsch auch ohne KI betreiben.
Ihre Daten gehören Ihnen
Auf Wunsch händigen wir Ihnen alle Unterlagen vollständig aus. Wenn Sie aufhören, löschen wir alles.
Keine Werbung, kein Tracking
Weder in WinFlow360 noch auf dieser Website: keine Werbe-Cookies, keine Analyse-Dienste, keine Schriften von fremden Servern.
Häufige Fragen
Fragen aus Fensterbau und Montage
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie uns an: 04821 8875040.
Für welche Betriebe ist WinFlow360 gedacht?
Für Handwerksbetriebe. Entstanden ist WinFlow360 im Fensterbau, deshalb ist es für Fensterbauer, Bauelemente-Fachhändler, Montagebetriebe, Rollladen- und Sonnenschutztechniker und Glaser besonders weit ausgebaut. Kundenakte, Belege, Vordrucke, Kalender und Aufgaben funktionieren genauso für Dachdecker, Tischler, Elektro, Sanitär und andere Gewerke; was Ihr Gewerk zusätzlich braucht, bauen wir mit Ihnen.
Gibt es WinFlow360 auch für andere Handwerksbetriebe?
Ja. Kundenakte, Postfach, Belege, eigene Vordrucke, Kalender, Aufgaben und das Feedback-Portal funktionieren in jedem Handwerksbetrieb, ob Dachdecker, Tischler, Elektro oder Sanitär. Was speziell für Ihr Gewerk dazugehört, entwickeln wir gemeinsam mit Ihnen. Die Angebote aus Hersteller-Unterlagen sind auf Fenster, Türen und Rollläden zugeschnitten.
Ersetzt WinFlow360 mein Herstellerprogramm oder meine Buchhaltung?
Nein. WinFlow360 bindet die Programme an, die Sie schon nutzen: Herstellerprogramme und Händlerportale, Ihre Buchhaltung, das Steuerbüro und Ihr E-Mail-Postfach. Doppelte Arbeit fällt weg, Ihre Werkzeuge bleiben.
Welche Hersteller-Angebote kann WinFlow360 übernehmen?
Angebote als PDF aus Fenster-, Rollladen- und Haustürprogrammen. WinFlow übernimmt Positionen, Maße, Ausstattung, Preise und Zeichnungen. Händlerportale von Herstellern lassen sich zusätzlich direkt anbinden.
Kann WinFlow360 aus meinem handschriftlichen Aufmaß ein Angebot machen?
Ja. Fotografieren Sie den Aufmaß-Zettel oder sprechen Sie das Aufmaß ein. WinFlow legt je Fenster, Tür oder Rollladen eine Position an, mit Maßen, Öffnungsart, Profil, Farbe und Glas. Was nicht auf dem Zettel steht, ergänzt WinFlow aus Ihren Standards. Sie prüfen und ändern das Ergebnis, bevor das Angebot fertig wird.
Kann ich meine eigenen Vordrucke verwenden?
Ja. Laden Sie Ihren leeren Vordruck als PDF oder Foto hoch. WinFlow erkennt Textfelder, Kästchen, Skizzenflächen und Unterschriften, Sie prüfen das Ergebnis und füllen den Vordruck danach am Tablet aus.
Versteht die Spracheingabe Herstellernamen und Fachbegriffe?
Ja. Die Spracheingabe in WinFlow360 kennt Ihre Kundennamen, Ihre Hersteller und die Fachbegriffe aus Fenster-, Tür- und Rollladenbau, zum Beispiel Dreh-Kipp-Fenster, Raffstore oder Uw-Wert. Sie sehen den Text, bevor er übernommen wird, die Aufnahme wird nicht gespeichert. Wörter, die in Ihrem Betrieb oft fallen, nehmen wir fest mit auf.
Funktioniert WinFlow360 auf Tablet und Handy?
Ja. WinFlow360 läuft im Browser auf PC, Tablet und Handy. Aufmaß und Reparaturbericht füllen Sie auf der Baustelle am Tablet aus, Belege fotografieren Sie mit dem Handy.
Wie lange dauert die Einführung?
Bei Fensterbau Velle lagen drei Tage zwischen dem ersten Gespräch und dem täglichen Einsatz. Wie lange es bei Ihnen dauert, hängt davon ab, welche Programme und Vordrucke angebunden werden.
Wo liegen meine Daten?
In Rechenzentren in der Europäischen Union. Mit jedem Betrieb schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, die Anmeldung erfolgt mit zwei Faktoren.
Muss ich KI nutzen?
Nein. Die KI liest Dokumente, Belege und Angebote aus und spart damit viel Zeit, WinFlow360 lässt sich aber auf Wunsch auch ohne KI betreiben.
Kontakt
Sprechen wir über Ihren Betrieb
Jedes Unternehmen arbeitet anders. Sagen Sie uns kurz, was Sie vorhaben: eine Vorführung, ein Gespräch über die Zusammenarbeit oder ein Test mit Ihren eigenen Unterlagen. Wir melden uns persönlich.
Nico Contopidis
Conto IT · Entwicklung und Betreuung von WinFlow360
Telefon04821 8875040 E-Mail[email protected]